I Recruiting Day sono eventi durante i quali le aziende con posizioni di lavoro aperte incontrano i candidati per effettuare colloqui conoscitivi. Spesso questa tipologia di occasioni risulta però poco efficace, a causa di un modello “fieristico” adottato che non aiuta a mantenere il focus sui reali obiettivi dell’evento stesso e che anzi, può generare un senso di spaesamento in chi vi partecipa in qualità di candidato.
Esiste un modo per rendere un Recruiting Day un’esperienza coinvolgente e immersiva? Come consentire ai partecipanti a un evento di recruiting di sciogliere la tensione e vivere l’attesa del colloquio in modo sereno e interessante?
L’esperienza ci insegna che questa tipologia di eventi segue strade e modelli differenti a seconda delle organizzazioni che li promuovono, del target al quale sono rivolti e alle necessità di comunicazione interna ed esterna alle quali rispondono. Sicuramente, per realizzare un Recruiting Day efficace è fondamentale tenere sotto controllo alcuni elementi chiave:
- la definizione del target dei partecipanti;
- la selezione delle partnership più adatte: pubbliche, private e istituzionali;
- l’hosting e la location;
- la previsione di affluenza;
- le gestione delle tempistiche (e degli imprevisti!).
Come si può immaginare, questi fattori interagiscono e si condizionano a vicenda, al punto che spesso è difficile mantenere in modo ferreo la struttura dell’agenda prevista alla vigilia.
Una proposta di modello: un evento a “doppio binario”
Oltre a prestare grande attenzione ai fattori sopra elencati, per scongiurare il rischio di quel senso di “confusione” citato in precedenza, si può ricorrere a un modello che preveda l’organizzazione di Recruiting Day articolata su un “doppio binario”: strutturare la fondamentale parte legata al profiling dei candidati e ai colloqui, affiancandola con specifiche attività parallele svolte in plenaria.
Questo modello consente di ingaggiare maggiormente i partecipanti in attesa della consegna del curriculum, stabilendo con gli stessi un primo rapporto di confidenza e interesse sui core business dell’organizzazione promotrice.
La struttura dell’agenda della giornata
Ma come si può articolare nello specifico l’agenda di un evento che contempli la comunicazione di contenuti istituzionali, il passaggio di informazioni base sulle eventuali modalità assuntive, lo svolgimento di una fase partecipativa e i colloqui?
Spazi e accoglienza
Innanzi tutto è necessario individuare una location adeguata che preveda la disponibilità di un’aula o auditorium sufficientemente capienti in relazione all’affluenza prevista.
La predisposizione degli spazi è fondamentale al fine di procedere in efficienza e velocità alla fase di accoglienza dei partecipanti.
Può essere utile in questo caso ricorrere a una registrazione preventiva dei partecipanti, prevedendo l’iscrizione all’evento tramite una piattaforma o sito dedicato nelle settimane precedenti l’evento.
In fase di registrazione all’ingresso i partecipanti possono essere organizzati in gruppi di numero variabile a seconda delle contingenze, mediante l’assegnazione di un numero che ne determini il flusso di accesso ai colloqui.
Introduzione istituzionale e informazioni tecniche
È opportuno dedicare la parte introduttiva della giornata alla comunicazione istituzionale in plenaria, alla presenza di tutti i partecipanti.
Ai saluti istituzionali, segue in questa fase la presentazione dell’organizzazione, dei suoi valori e delle principali aree di business in tempi relativamente contingentati, con l’obiettivo di rimanere entro i 60 minuti.
All’interno di questa parte introduttiva, o come estensione della stessa, è inoltre opportuno lasciare sufficiente spazio a una chiara comunicazione tecnica relativa agli scopi del recruiting day, definendo gli eventuali fabbisogni assuntivi e le modalità di inserimento in azienda per coloro che supereranno la fase di selezione.
La possibilità di coinvolgere i candidati attraverso un breve momento di Question&Answer è poi funzionale a un maggiore ingaggio della platea e all’orientamento dei recruiter che svolgeranno la fase di colloquio.
L’avvio del “doppio binario” o “doppia agenda”
Al termine della parte introduttiva, svolta in plenaria, si apre la possibilità di procedere con l’agenda su un doppio binario ben distinto:
- in aule dedicate appositamente predisposte vengono avviati i colloqui, il profiling dei candidati e la consegna dei C.V., procedendo per scaglioni determinati dal numero di recruiter coinvolti e delle postazioni disponibili;
- in plenaria, con il supporto di formatori e facilitatori, si procede con attività miste, informative e partecipative, che coinvolgano i presenti in attesa del proprio turno di colloquio.
La scaletta delle attività in plenaria deve essere organizzata in modo da consentire un facile e regolare avvicendarsi dei gruppi nelle aule per i colloqui, favorendo un ordinato svolgimento della giornata e permettendo ai recruiter di procedere in tranquillità al profiling.
Fondamentale e necessaria è dunque un’efficace comunicazione e collegamento sui tempi tra le due aree coinvolte in questa parte di giornata (aule e plenaria): per questo, l’avvicendamento dei turni di colloquio deve essere comunicato dallo staff che conduce le attività della plenaria di concerto con i recruiter, in modo da allineare le due timeline e assicurare consistenza.
Attenzione particolare deve essere dedicata all’organizzazione delle attività di supporto in plenaria. A nostro giudizio è opportuno che questa fase si caratterizzi per un taglio informale, che evidenzi un distacco rispetto alle modalità di trasmissione dei contenuti della prima parte della giornata.
La realizzazione di materiali dedicati come video ingaggianti e dall’impostazione divulgativa, così come il coinvolgimento dei partecipanti in challenge, quiz, momenti di dibattito e orientamento, è fondamentale per mantenere alto il livello dell’attenzione in sala e favorire un primo momento di “fidelizzazione” dell’audience rispetto all’organizzazione e al suo business.
